Une feuille de temps par consultant et par période. La durée de la période suit la cadence du compte - Weekly, Bi-weekly, Monthly, Bi-monthly ou Quarterly - réglée dans Paramètres de l’organisation. Ces mêmes réglages fixent où commencent les périodes et combien de jours après le début de la période la feuille s’ouvre d’elle-même. Les périodes hebdomadaires et quinzainales s’ancrent sur un jour de la semaine, les bimestrielles et trimestrielles sur un mois de départ, les mensuelles suivent le calendrier.

Ouverture des feuilles

Pour chaque période, Okouro ouvre automatiquement une feuille de temps à tout consultant ayant au moins une affectation qui chevauche cette période. Un administrateur peut aussi ouvrir une feuille manuellement depuis le profil du consultant. La période choisie ne doit pas chevaucher une feuille existante.

Remplissage

Chaque ligne d’affectation dispose de sa propre carte : le nom de la mission, le tarif facturé (masqué pour les rôles non habilités), un décompte des jours travaillés et un commentaire.

• Cliquez sur une case de jour pour alterner entre non travaillé, travaillé et demi-journée (valeurs 0, 1 et 0,5).
• Le décompte se met à jour en direct.
• La légende distingue Worked a full day, Worked half a day et Not worked.

Tant qu’elle est Draft ou Rejected, la feuille reste modifiable.

Soumission et revue

1. Le propriétaire - ou un administrateur - sélectionne Submit sur une feuille brouillon ou refusée.
2. La feuille rejoint la file de revue, visible par les administrateurs et les chefs d’équipe.
3. Un administrateur, ou un chef d’équipe pour la feuille d’un subordonné, sélectionne Validate pour la clôturer.
4. Un administrateur, ou un chef d’équipe pour la feuille d’un subordonné, peut au contraire choisir Reject. Un motif est alors obligatoire et il est transmis au consultant.

Après un rejet, la feuille redevient modifiable et sa nouvelle soumission efface le motif de rejet. Un administrateur peut en outre :

• Rattacher une affectation tardive à une feuille brouillon ou refusée avec Add assignment (rattrapage), pour les affectations confirmées après l’ouverture de la feuille.
• Supprimer un brouillon avec Delete timesheet. Seuls les brouillons sont supprimables.

Statuts et transitions

Visibilité

• Le propriétaire voit ses propres feuilles.
• Les administrateurs voient toutes les feuilles du compte, la période la plus récente en tête. Ils peuvent filtrer par statut, consultant et période.
• Les chefs d’équipe voient leurs propres feuilles et celles des consultants qu’ils gèrent.
• Les tarifs facturés restent masqués pour les rôles non habilités.

Rappels

Okouro envoie un e-mail aux consultants dont une feuille attend encore d’être soumise. Soumissions, validations et rejets arrivent aussi dans le centre de notifications. Voir Notifications.