Frais consigne les dépenses professionnelles que vos consultants engagent sur le terrain - déplacements, repas, matériel - et accompagne chaque déclaration, de la saisie à l’approbation puis au paiement. Les déclarations ne sont jamais supprimées. Le parcours s’achève par Rejected ou Cancelled, deux états définitifs.
Circuit
Une déclaration passe de Pending à Approved, puis à Paid. Rejected et Cancelled sont les états définitifs.
Déclarer un frais
- Ouvrez Expenses et choisissez New expense.
- Fixez la Date - elle ne peut pas être dans le futur.
- Choisissez une Category :
Train,Taxi,Fuel,Tolls,Meal,Hotel,Office supplies,Software,TelephonyouOther. - Ajoutez éventuellement une Description.
- Saisissez le Gross amount dans la devise du compte.
- Saisissez éventuellement le VAT amount, compris entre zéro et le montant brut.
- Associez éventuellement une Mission.
- Activez Billable to the client si ce coût doit être refacturé au client.
- Joignez éventuellement un Receipt - JPEG, PNG, WEBP ou PDF, jusqu’à 5 Mo.
- Validez la déclaration avec Declare expense.
Les administrateurs peuvent déclarer pour n’importe quel consultant, et les chefs d’équipe pour leur équipe. Les autres déclarent pour eux-mêmes.
Droits
| Action | Rôles |
|---|---|
| Déclarer pour soi-même | Tout utilisateur avec un profil de consultant lié |
| Déclarer pour son équipe | Chef d’équipe |
| Déclarer pour n’importe qui | Administrateur |
| Approuver / Refuser | Administrateur, Chef d’équipe |
| Marquer payé | Administrateur, Opérations |
| Annuler | Propriétaire, Chef d’équipe, Administrateur |
| Modifier en attente | Propriétaire, Chef d’équipe, Administrateur |
Le refus exige un motif, présenté au déclarant. Un chef d’équipe n’agit que sur les déclarations de ses subordonnés, jamais sur les siennes. Le propriétaire, un chef d’équipe ou un administrateur peut annuler une déclaration, et seulement depuis Pending ou Approved.
Vues
Les administrateurs et les opérations voient toutes les déclarations du compte, avec des filtres par statut, catégorie, consultant, plage de dates et une recherche textuelle. Les chefs d’équipe voient leurs propres déclarations et celles des consultants qu’ils gèrent. Les autres ne voient que leurs propres déclarations. La vue détaillée affiche les montants brut, net et TVA, les dates de décision et de paiement, ainsi que le justificatif.
Comment les frais alimentent les budgets
Les frais facturables alimentent le réalisé du budget de mission : les montants bruts comptent pour le chiffre d’affaires, les nets engagés pour le coût. Voir Missions.
Chaque approbation, rejet ou paiement déclenche une notification.